Программные средства и технологии обработки текстовой информации. Цп автоматизированные системы управления и промышленная безопасность Прикладное программное обеспечение обработка текстовой информации

Пакеты прикладных программ

· ППП являются наиболее динамично развивающейся частью ПО: круг решаемых с помощью ППП задач постоянно расширяется. Во многом внедрение компьютеров практически во все сферы деятельности стало возможным благодаря появлению новых и совершенствованию существующих ППП.

· Достижения в области микроэлектроники, приводящие к появлению более мощных по своим функциональным возможностям, также являются причиной создания новых ППП. В свою очередь, необходимость улучшения характеристик использования пакета при решении конкретных задач пользователя стимулирует совершенствование архитектуры и элементной база компьютеров и периферийных устройств.

· Структура и принципы построения ППП зависят от класса ЭВМ и операционной системы, в рамках которой этот пакет будет функционировать. Наибольшее количество разнообразных ППП создано для IBM PC- совместных компьютеров с операционной системой MS DOS и операционной оболочкой WINDOWS.

Классификация ППП.

1. Проблемно-ориентированные ППП - наиболее развитая в плане реализуемых функций и многочисленная по количеству созданных пакетов ППП.

2. Текстовые процессоры – специализированные программы, предназначенные для работы с документами (текстами) , позволяющие компоновать, форматировать, редактировать тексты при создании пользователем документа.

3. Настольные издательские системы (НИС) – программы, предназначенные для профессиональной издательской деятельности и позволяющие электронную верстку широкого спектра основных типов документов, типа информационного бюллетеня, краткой цветной брошюры и объемного каталога или торговой заявки, справочника (Page Maker, Quark XPress, Frame Maker, Microsoft Publisher и т.д.).

4. Графические редакторы – пакеты, предназначенные для обработки графической информации, делятся на ППП обработки растровой графики и изображений (Adobe Photoshop), и векторной графики (предназначены для профессиональной работы, связанной с художественными и техническими иллюстрациями с последующей цветной печатью, занимают промежуточное положение между САПР и НИС (пример:Corel Draw).

5. Электронные таблицы – пакеты программ, предназначенных для обработки табличным образом организованных данных.

6. Организаторы работ – это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования, использования различных ресурсов, как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Подразделяются на: управление проектами (MS Project) и организацию деятельности отдельного человека (Lotus Organizer ACTI).

Основные компоненты пакета прикладных программ

Со времени появления первых компьютеров появилось множество прикладных разработок, но, несмотря на разнообразие, их обобщенную внутреннюю структуру можно представить в виде трех взаимосвязанных элементов (рис. 1):

1. входной язык (макроязык, язык управления) - представляет средство общения пользователя с пакетом;
2. предметное обеспечение (функциональное наполнение) - реализует особенности конкретной предметной области;
3. системное обеспечение (системное наполнение) - представляет низкоуровневые средства, например, доступ к функциям операционной системы.

Предметное обеспечение отражает особенности решаемого класса задач из конкретной предметной области и включает:

· программные модули, реализующие алгоритмы (или их отдельные фрагменты) прикладных задач;

· средства сборки программ из отдельных модулей.

Наиболее распространено в настоящее время оформление программных модулей в виде библиотек, подключаемых статически или динамически. В зависимости от использованного разработчиками подхода к проектированию и реализации ППП такие библиотеки содержат встроенные классы и описания их интерфейсов (при использовании объектно-ориентированного программирования). При использовании парадигмы структурного программирования в библиотечных модулях содержатся процедуры и функции, предназначенные для решения некоторых самостоятельных задач. В обоих случаях библиотеки связаны с другими модулями пакета лишь входной и выходной информацией.

Прикладные программные системы обработки текстовой и графической информации.

Средства обработки текстовой информации

Все многообразие современных текстовых редакторов условно можно разбить на три основные группы:

1. К первой относятся простейшие текстовые редакторы, обладающие минимумом возможностей и способные работать с документами в обычном текстовом формате.txt, который, как известно, при всей своей простоте и всеобщей поддержке совершенно не позволяет более или менее прилично форматировать текст. К этой группе редакторов можно отнести как входящие в комплект поставки ОС семейства Windows редакторы WordPad и совсем малофункциональный NotePad (Блокнот), и множество аналогичных продуктов других производителей (Atlantis, EditPad, Aditor Pro, Gedit и т.д.).

2. Промежуточный класс текстовых редакторов включает в себя достаточно широкие возможности по части оформления документов. Они работают со всеми стандартными текстовыми файлами(TXT, RTF, DOC). К таким программам можно отнести Microsoft Works, Лексикон.

3. К третьей группе относятся мощные текстовые процессоры, такие, как Microsoft Word или StarOffice Writer. Они выполняют практически все операции с текстом. Большинство пользователей использует именно эти редакторы в повседневной работе.

Сегодня практически все мощные текстовые редакторы входят в состав интегрированных программных пакетов, предназначенных для нужд современного офиса. Так, например, Microsoft Word входит в состав самого популярного офисного пакета Microsoft Office.

Аналогичные MS Office программы - OpenOffice.org Writer, StarOffice Writer, Corel WordPerfect, Apple Pages.

Для работы с компьютерной графикой существует множество классов ПО. Различают обычно два основных вида компьютерной графики, которые отличаются принципами формирования изображения: растровая и векторная.

Средства обработки графической информации

К числу простейших растровых редакторов относятся PaintBrush, Paint, Painter, которые позволяют непосредственно рисовать простейшие растровые изображения.

Основной класс растровых графических редакторов предназначен для обработки готовых растровых изображений с целью улучшения их качества и создания собственных изображений из уже имеющихся. К таким редакторам относятся такие мощные программы, как Adobe Photoshop, Corel PhotoPaint, Gimp и другие.

Как и в случае с растровой графикой, для работы с векторной имеется огромное количество программных средств, освоение которых сложнее по сравнению с растровыми. К основным относятся программы:

CorelDraw - это профессиональный графический редактор с богатыми настройками и развитой системой управления.

Adobe Illustrator - основное достоинство программы в том, что она вместе с Adobe Photoshop и Adobe PageMaker образует достаточно мощный пакет для выполнения компьютерной верстки полиграфических изданий и разработки сложных документов.

Macromedia Freehand - один из самых дружественных и интуитивно понятных векторных редакторов. Программа отличается простотой системы управления и высоким быстродействием, но ее возможности несколько скромнее, чем у предыдущих редакторов.

Прикладное программное обеспечение является процессом и конечным результатом создания программ, предназначенных для выполнения определенных задач (приложений), отвечающих интересам пользователя. По функциональному назначению его можно классифицировать в зависимости от поставленной задачи.

Классификация программного обеспечения ПК

Любая информационная система (ИС) находится под управлением базового программного обеспечения (например, операционной системы). Прикладное программное обеспечение функционирует в этой среде и состоит из:

Рабочих программ пользователя ИС.

ППП можно рассматривать как дальнейшее усовершенствование операционной системы для выполнения определенных прикладных задач конкретного направления. В комплекс ППП входят такие задачи, которые направлены на реализацию целей пользователя. Каждое прикладное программное обеспечение обладает рядом методов обработки данных, формами их представления, полнотой диагностики, что позволяет пользователю выбрать вариант, подходящий для конкретных целей.

Пакетом прикладных программ называют комплекс программ, которые предназначены для решения целевых задач (бизнес-приложение, функциональная подсистема).

Прикладное программное обеспечение бывает следующих типов:

Универсальное (общего назначения);

Методо-ориентированное;

Проблемно-ориентированное;

ПО для администрирования вычислительных процессов организации.

Универсальные прикладные программы - это программные продукты общего назначения, автоматизирующие разработку и эксплуатацию пользовательских функциональных задач и в целом информационных систем.

Редакторов текстовых (текстовых процессоров) и графических;

Электронных таблиц;

Интегрированных пакетов;

Case-технологий;

Оболочек экспертных систем и искусственного интеллекта.

Прикладное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации работ по созданию и изменению документов и текстов, иллюстраций и графических данных, называется редактором. Редакторы упрощают работы, связанные с документооборотом в фирме. По своим функциональным возможностям они могут быть текстовыми, графическими и издательскими системами.

Предназначение текстовых редакторов - обработка текстовой информации, т.е:

Запись в файл текста;

Удаление, вставка, замена символов, фрагментов текста, строк;

Проверка орфографии;

Поддержка в тексте различных шрифтов;

Выравнивание текста:

Подготовка оглавлений, разбивка текста на страницы;

Замену в тексте слов и выражений и поиск по контексту;

Включение в текст простых иллюстраций;

Распечатка текста.

К наиболее распространенным текстовым редакторам относятся Microsoft Word, WordPerfect, ChiWriter и другие.

Предназначение графических редакторов - обработка графических документов, в частности, диаграмм, иллюстраций, чертежей, таблиц. Редактор позволяет управлять и фигур, перемещением фигур и букв, созданием любых изображений. Известные графические редакторы - это PC Paintbnish, BoiengGraf, Corel DRAW, AdobePhotoshop.

Прикладное программное обеспечение, предназначенное для обработки таблиц, называется электронными таблицами. Информация в таблицах хранится в ячейках, которые являются пересечением столбцов и строк. Ячейка может содержать число, символ и формулу, которая определяет зависимость значений одних ячеек в зависимости от содержимого других. Самые популярные электронные таблицы - Microsoft Excel, Lotus1-2-3, Ouattro Pro и другие.

В организации подразумевает использование систем управления базами данных, которые включают в себя непосредственно базу данных и управление информацией, хранящейся в ней.

Наиболее распространены Microsoft Access, MicrosoftFoxPro, а также более защищенные и сложные СУБД - Oracle, Ingres, Sybase и др.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

С ОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ПРИКЛАДНЫЕ ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА ОФИСНОГО НАЗНАЧЕНИЯ

2. ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ СЕМЕЙСТВА MS OFFICE

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

На мой взгляд, с появлением компьютеров началось формирование одной из самых важных, как мне кажется, сред - программной. В ней появляются свои объекты и действуют свои законы, которые определяются конкретной программой или комплексом программ. Эти программы образуют среду определенного типа, где создаются разные компьютерные объекты: текстовые документы, рисунки, таблицы, чертежи.

В данном реферате я хочу показать,что в современном компьютере для решения одной задачи используется не одна программа, а сразу несколько. Несколько прикладных программ, объединённых для решения одной пользовательской задачи, называют приложением или прикладной средой . Это графические и текстовые редакторы, системы обработки электронных таблиц, системы управления базами данных, программы связи, звуковые проигрыватели.

Каждый пользователь персонального компьютера должен знать наиболее часто используемые прикладные среды: графический редактор, текстовый редактор, систему обработки электронных таблиц, систему управления базой данных, потому что в веке информационных технологий трудно работать или просто существовать без этих навыков.

В качестве весьма удобных и широко распространенных программных приложений для работы с различными видами данных являются прикладные программы Microsoft Office,которые я и хочу рассмотреть в данной работе, созданной с целью изучения среды Windows.

В данной работе я хочу выявить, как создавалась каждая прикладная среда для обработки информации, представленной в той или иной форме, и как это показывает автор учебного пособия «Экономическая информатика» В.П. Косарев.

1. ПРИКЛАДНЫЕ ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА ОФИСНОГО НАЗНАЧ Е НИЯ

прикладной программный продукт офисный

В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фирма Microsoft - автор Windows и Microsoft Office (MS Office) - логично вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы с Windows, достаточно легко освоить прикладные окна программных средств, входящих в MS Office. Кроме того, совместное выполнение ряда программных средств, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность.

В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook - средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint - мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, FrontPage - приложение для создания Web- страниц и ряд других.

В связи с тем, что система Windows постоянно модифицируется фирмой-производителем, версии программного пакета MS Office соответственно изменяются вместе с ней. Например, для Windows 95 разработан MS Office 95, который включает Word 7.0, Excel 7.0 и т.д.

В связи с появлением версии операционной системы Windows 2007 разработана новая версия офисного пакета MS Office 2007. Основная особенность перечисленных операционных систем - высокий уровень интеграции с Интернетом. В настоящее время пакет MS Office 2007 внедрился и успешно функционирует.

В описаниях данной версии отмечается, что она выходит за границы традиционных настольных систем, превратившись в корпоративное приложение для предприятий любого масштаба. Данную версию можно рассматривать как платформу для создания специализированных решений или клиентское средство доступа к корпоративны данным.

В целом основная тенденция в развитии программных продуктов данного пакета - повышение уровня интеллекта интерфейса и самих функций. С каждой новой версией офисных продуктов улучшаются встроенные в эти средства возможности грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню так, чтобы она была удобна лично для него.

На каждого специалиста из офиса любого уровня возлагаются определенные функциональные обязанности, непосредственно влияющие на выбор состава и возможностей используемых программ.

Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметь представление о новых возможностях программных средств MS Office для совместной работы многих пользователей. Помимо этого большое значение для организации управления офисом имеет возможность информационного обмена между сотрудниками.

Важным достоинством Windows-приложений является наглядность.

Во-первых, все инструменты среды, имеющиеся в распоряжении пользователя, могут быть представлены графически в виде командных кнопок, расположенных на специальной панели. Под инструментами понимаются команды основного меню, позволяющие пользователю производить действия над объектами прикладной системы. На командных кнопках помещается графическое изображение инструмента. В настоящее время изображения на кнопках стандартизированы, так что можно говорить о специальном языке компьютерных обозначений. Каждая среда имеет набор стандартных инструментов, таких как: Открыть, Сохранить, Удалить, Отменить, Копировать, Вставить .

Кнопки с этими инструментами размещаются на панели, называющейся Стандартная панель .

Рисунок 1-Подменю Файл Главного меню

Во-вторых, документы, создаваемые в приложениях, отображаются на экране точно в таком виде, в каком будут распечатаны на бумаге. Это особенно важно, когда заранее известно, какого формата должен быть конечный документ и как он должен выглядеть.

Еще одной отличительной особенностью Windows-приложений является работа в многозадачном режиме. На рабочем столе могут быть одновременно открыты сразу несколько документов, созданных различными приложениями. Можно одновременно редактировать рисунок, писать письмо, производить расчеты, строить диаграммы.

Следует, однако, уточнить понятие одновременности. Все вышеперечисленные задачи могут быть запущены на выполнение. Пользователь не может одновременно задействовать один и тот же орган восприятия информации для двух разных задач. Соответственно в таких случаях человек работает последовательно, например, сначала рисует, потом пишет, и вот только потом может строить график.

Однако если в каждой из задач задействованы разные органы восприятия информации, то эти задачи могут действительно выполняться одновременно, например, можно слушать музыку, запустив программу лазерного проигрывателя, и набирать текст, запустив текстовый процессор.

А возможность обмена данными между приложениями. Системная среда предоставляет два различных способа для обмена данными между приложениями: через буфер обмена и по технологии OLE.

Обмен через буфер позволяет либо переместить объект документа на новое место, либо поместить на новое место или в новый документ копию объекта, не сохраняя связи с приложением, в котором этот объект создавался.

Технология OLE, которую предоставляет программная среда Windows, поддерживает постоянный контакт между прикладной средой, куда объект внедряется, и прикладной средой, где этот объект был создан. Применение технологии OLE эффективно в тех случаях, когда один и тот же объект используется в разных документах.

Организация обмена данными между прикладными средами обеспечивает их интеграцию. Под интеграцией прикладных сред понимается такое их объединение, когда становится возможным совместное использование объектов каждой из этих сред.

Например, пользователь должен сделать справку по группе сотрудников отдела продаж и привести в справке их фотографии. Очевидно, что основой отчета станет текстовый документ. Помимо этого в распоряжении пользователя имеется база данных по сотрудникам, где производится поиск данных о работниках отдела продаж. Результат поиска (выборка) помещается в текстовый документ, в котором помимо собственных объектов присутствуют выборка из базы данных и фотографии.

Приложения, работающие в среде Windows, имеют очень похожий графический интерфейс. Научившись пользоваться одной программой данного класса, можно быстро освоить и остальные. Разобравшись в её особенностях и немного попрактиковавшись, можно почувствовать себя вполне уверенно. Как бы ни отличались внешние интерфейсы прикладных сред, все они состоят из однотипных по своему назначению элементов.

В интерфейсе каждой из них можно выделить четыре зоны:

строка заголовка прикладной среды, где размещаются инструменты управления оконным интерфейсом приложения, и отображается имя среды;

зона управления, где размещаются средства управления приложением и документами;

рабочее поле, где размещаются редактируемые документы;

справочная зона, где размещается информация о режимах работы приложения и подсказки пользователю.

Итак, все программы, создаваемые для Windows, имеют стандартный оконный интерфейс. У них формируются однотипные справочные зоны и зоны управления. Вид рабочего стола изменяется в зависимости от назначения прикладной среды.

2 . ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ MS OFFICE

Несмотря на разнообразие появившихся версий программных продуктов семейства MS Office, в них заложены единые принципы построения работы с ними. Это позволяет, овладев одним средством, в дальнейшем достаточно легко освоить его новые версии.

Текстовые процессоры, ярким представителем которых является текстовый редактор Word, - это универсальная программная среда для работы с текстовыми документами.

История разработки подобных программных средств базируется на стремлении упростить работу с различными видами документов (печатными изданиями, документами, докладами, диссертациями, рефератами и т.д.)

Текстовый редактор Word предоставляет человеку разнообразные возможности, как при подготовке текстов, так и при манипулировании с готовыми текстовыми документами, сохраненными на различных носителях. Из фрагментов готовых текстов можно формировать новые тексты; в тексты можно внедрять различные объекты, созданные в других приложениях; текстовые документы можно передавать по линиям связи локальных и глобальных компьютерных сетей.

Для редактора Word можно отметить следующие возможности, как правило, присущие и другим текстовым процессорам:

использование разнообразных шрифтов и их начертаний (полужирное, курсивное, контурное, с тенью, надстрочное, подстрочное, с разрядкой или уплотнением, в разном цвете и т.п.);

использование в одном документе символов алфавитов разных языков (кириллицы, латиницы, греческого, арабского, еврейского и т.д.);

редактирование текста и проверка правописания (орфографии и грамматики);

автоматическое разбиение документа на страницы, введение заголовков страниц (верхних и нижних колонтитулов), сносок;

встроенный инструментарий деловой графики (позволяющий включать в текст схемы, чертежи, диаграммы);

разнообразные инструменты форматирования готового текста (выравнивания, колонки, нумерация);

введение ступенчатого, многоуровневого оглавления;

поиск и замена фрагмента текста;

работа с несколькими документами одновременно, в том числе с документами разных сред (текстом, электронными таблицами, графикой, базами данных).

Кроме этого в редакторе Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач:

работа с макропоследовательностями символов;

автозамена опечаток при вводе;

автоматическое форматирование текста при вводе (автоформат);

автоматическое предложение полного варианта даты, а также слова или фразы из списка автотекста после ввода нескольких или первых букв (автозавершение);

автоматический анализ документа с целью выделения его ключевых положений, на основании которого составляется автореферат;

возможность создания стилей;

автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи (помощник);

наличие мастера писем, календарей, повесток, резюме, конвертов, факсов, облегчающих работу по созданию документов.

На рисунке 2 представлены объекты документов, создаваемых в среде текстового процессора Word.

Их условно можно разделить на объекты, созданные:

в среде самого текстового процессора;

в других средах и внедренные в документ Word.

Рисунок 2-Объекты текстового документа

Основным объектом Word является текст, представляющий собой символьную информацию, а именно:

символьные абзацы;

фрагменты текста выделенные блоки.

Редактор Word обеспечивает работу с каждой из этих структур, как с единым целым. Кроме того, этот редактор имеет встроенный инструментарий деловой графики и множество приложений, позволяющих, не выходя их основной программы, генерировать автофигуры, таблицы, создавать диаграммы, структурные схемы и формулы.

Word предоставляет пользователю возможность вставлять в текстовый документ фрагменты из документов, созданных в других программных средах, например в графическом редакторе Paint, в табличном процессоре Excel, в системе управления базами данных Access и других.

Несмотря на то, что документ, созданный таким образом, состоит из разнотипных данных, он ведет себя как целостное образование. Его можно печатать, хранить, пересылать и производить с ним любые другие действия, как с обычным документом. Подобные документы получили название составных ли интегрированных документов.

С табличным представлением данных мы так же, как и с текстовым представлением, часто сталкиваемся во многих сферах деятельности, начиная с бытовых нужд и кончая бухгалтерскими или научными расчетами.

Программное обеспечение, называемое системой обработки электронных таблиц или табличным процессором, позволяет автоматизировать рутинные операции выполнения однородных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными.

В ячейки электронной таблицы можно вносить различную информацию: текст, числа и формулы.

Ячейки могут содержать независимые данные, которые, как правило, заносятся вручную или загружаются из некоторого файла данных. Эти данные могут использоваться как исходные для вычисления значений других ячеек. В ячейки с вычисляемыми значениями заносят формулы для вычислений. Пользователь обычно видит на экране результаты вычислений по заданным формулам. При каждом изменении ячеек производится автоматический пересчет во всех ячейках, связанных с изменяемыми правилами вычислений.

Современные табличные процессоры, к которым можно причислить и Excel, предоставляют пользователю следующие возможности:

работа с «рабочими книгами» (совокупностью таблиц);

задание в таблицах чисел и формул, пересчет значений вычисляемых ячеек при изменениях исходных данных;

построение диаграмм по данным таблиц;

большой набор встроенных функций;

автоматическое заполнение ячеек последовательностями (дни недели, месяцы и т.п.);

возможность работы с внешними базами данных;

управление параметрами текста;

вывод таблиц на печать;

возможность создания макросов (серии команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);

проверка орфографии;

поиск, сортировка и систематизация информации, то есть использование электронной таблицы в качестве простейшей базы данных.

Следует еще раз подчеркнуть, что электронная таблица позволяет не только автоматически выполнять расчеты, но и является очень эффективным средством для проведения численного моделирования. Меняя во всевозможных сочетаниях значения исходных параметров, можно наблюдать за изменением выходных данных и анализировать полученные результаты. Табличный процессор мгновенно предоставляет множество вариантов решений, на основе которых можно выбрать наиболее приемлемое.

Рисунок 3-Объекты табличного документа

Документы, создаваемые в среде табличного процессора Excel содержат таблицы и диаграммы.

Диаграммы являются наглядным средством представления данных и облегчают выполнение сравнений данных, выявление закономерностей и т.д. Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе, можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут цены на товар повседневного спроса или сравнить затраты этого же предприятия.

Чтобы создать диаграмму, следует, прежде всего, ввести данные в таблицу, а затем выделить в таблице область, по данным которой будет строиться диаграмма. Для пошагового создания диаграммы средой предлагается Мастер диаграмм.

Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. В связи с этим различают два вида диаграмм:

внедрённые диаграммы;

диаграммные листы.

Внедренная диаграмма рассматривается как графический объект и сохраняется в качестве части листа, на котором она создана. Внедренные диаграммы следует использовать в случаях, когда требуется отобразить или напечатать одну или несколько диаграмм вместе с данными.

Лист диаграммы - это отдельный лист в книге, имеющий собственное имя. Листы диаграмм следует использовать в случаях, когда требуется посмотреть или изменить большие или сложные диаграммы отдельно от данных или, когда требуется сохранить пространство экрана для работы с листом.

Независимо от способа размещения, диаграмма является связанной с исходными данными на листе, то есть при обновлении данных обновляется и созданная на их основе диаграмма.

Режимы работы Excel обеспечивают:

ввод и последующее хранение данных и связей между ними;

редактирование данных при вводе;

автоматический пересчет результатов при изменении исходных данных;

построение диаграмм, представляющих числовые данные в наглядном виде;

автоматическое изменение диаграмм при изменении данных, по которым они построены.

Электронные таблицы являются обязательным атрибутом офисного и программного обеспечения. Во-первых, их можно использовать для хранения и упорядочения данных, т. е. как форму отчетности. Во-вторых, электронные таблицы позволяют автоматизировать рутинные однотипные вычисления. В-третьих, по табличным данным можно построить диаграммы, позволяющие анализировать эти данные самым доступным способом - визуально.

Рассмотрев наиболее распространенные среди пользователей программы нельзя не остановиться на других программах, входящих в пакет MS Office.

Программная среда Microsoft Outlook пришла на смену разнообразным видам блокнотов и записных книжек, которые использовали руководители и секретари для организации своей работы. Так, для хранения сведений о различных людях и организациях использовались телефонные книжки, для планирования ежедневных встреч и дел - еженедельники, для временных записей - блокноты для заметок. Помимо перечисленных видов блокнотов составлялись планы работы на одну неделю, на один месяц, на год и т.д.

Программа Microsoft Outlook предназначена для организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактов и списка задач, а также учета всех выполненных работ.

Информация, с которой работает пользователь в среде Outlook, организована в виде папок, которые по назначению аналогичны своим бумажным предшественникам. Удобные способы представления информации, её поиска, средства напоминания, предлагаемые средой Outlook , могут помочь эффективно организовать работу пользователя. Среду Outlook может использовать и руководитель, и секретарь, и другие сотрудники какой-либо фирмы.

Основными элементами информации, с которыми работает среда Outlook, являются папки Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.

Папка Контакты является хранилищем сведений и данных о людях, с которыми поддерживаются деловые и личные отношения.

В среде Outlook для планирования встреч, собраний и событий и установления времени их проведения предназначена папка Календарь.

Для описания сведений о задаче и организации решения задач используется папка Задачи.

Телефонные звонки, а также вся работа по созданию и обработке различных документов на компьютере фиксируется в папке Дневник.

Основными действиями, которые можно выполнять над элементами в среде Outlook, являются:

установить и изменить параметры;

выделить, скопировать, вставить копию, удалить;

пометить как выполненный;

переслать другому лицу;

прикрепить документ;

связать с контактом.

Программная среда Outlook позволяет организовать как личную работу каждого пользователя, так и групповую работу (если это необходимо для группы сотрудников организации). Групповая работа предполагает возможность работы с одними и теми же документами.

Для организации групповой работы сотрудников необходимо, чтобы на предприятии была организована сеть и установлены общие правила адресации и пересылки файлов по сети от одного сотрудника другим. Этими вопросами занимается специальный сотрудник - администратор сети.

Современные компьютерные технологии позволяют организовать хранение разнообразной информации на компьютере в электронном виде. Для хранения и обработки большого количества информации используются специальные программы, называемые системами управл е ния базами данных .

Под базой данных следует понимать некую совокупность специальным образом организованных данных, которые хранятся на каком-либо материальном носителе. Важно то, что это не набор разрозненных данных. Данные обязательно должны быть связаны между собой так, чтобы человек мог составить представление о каком-либо объекте, явлении или процессе. Данные, находящиеся в одной базе данных, должны быть связаны между собой по смыслу, логически. Это достигается путем группировки (объединения) их по определенным признакам. Такой процесс получил название структурирования данных. Следует заметить, что в результате структурирования данных должна появиться база данных в компьютерном или некомпьютерном варианте. Это определяется тем, был ли при этом использован компьютер. У любой базы данных должно быть имя.

Для организации работы базы данных создан специальный комплекс программ, получивший название СУБД (система управления базами данных). Она предоставляет пользователю различные возможности поиска, сортировки, модификации и редактирования данных. Прикладные программы СУБД достаточно разнообразны. Рассмотрим работу СУБД Access, входящей в состав комплекса прикладных программ Microsoft Office.

Из всех творений компании Microsoft бухгалтерам более всего знакомы текстовый редактор Word и табличный процессор Excel. С помощью последнего некоторые даже ухитряются автоматизировать учет на предприятии. А одно приложение из популярного пакета Microsoft Office большинством пользователей незаслуженно забыто. Речь идет о системе управления базами данных (СУБД) под названием Access.

Для понимания этого раздела, нужно знать понятие базы данных. Говоря просто, это огромное (или не очень) количество информации, в котором, тем не менее, удобно ориентироваться и искать то, что нужно. Поскольку с большинством регистров бухгалтерского учета удобнее работать в электронном виде, бухгалтер вполне может вести, скажем, журнал регистрации счетов-фактур или Главную книгу в созданной для этого базе данных. Бесспорно, можно обойтись и таблицами Excel, но в этой программе отсутствуют такие возможности, как построение запросов, работа со списками и многие другие, реализованные Access.

К инструментам СУБД можно отнести:

главное окно базы данных;

инструменты для создания таблиц;

инструменты управления видом представления базы данных;

инструменты обработки данных;

инструменты вывода данных.

Работа с базой данных начинается с создания таблиц. Их может быть несколько. Таблицы являются основным хранилищем информации.

На всех этапах работ можно проводить редактирование таблицы, которое подразумевает:

изменение структуры: добавление и удаление полей;

изменение типов и свойств полей;

редактирование данных: исправление неточных данных, добавление записей.

Таблица характеризуется именем, структурой и количеством записей.

Панель инструментов в Access аналогична той, что имеется в программе Word. Однако на этом сходство заканчивается. В отличие от текстового документа базу данных (БД) надо сначала назвать, сохранить на диске, а потом уже наполнять содержанием.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Прикладные программные продукты Microsoft Office автоматизируют деятельность специалистов предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность пользователя.

Автор показывает, что в данной среде появляются свои объекты и действуют свои законы, определяющиеся конкретной программой или комплексом программ. На мой взгляд, автор очень четко показывает «новшества» и простоту в их использовании, что является главным аспектом для большинства пользователей.

Пользователь персонального компьютера должен знать наиболее часто используемые прикладные среды: графический редактор, текстовый редактор, систему обработки электронных таблиц, систему управления базой данных, именно поэтому Косарёв уделяет большее внимание работе с этими приложениями.

В данной работе я выявила, как создавалась каждая прикладная среда для обработки информации, представленной в той или иной форме, и как это показывает автор учебного пособия.

Подведя итоги проделанной мной работы, я решила, что в современном обществе роль знания компьютера и умение работать в тех или иных приложениях немаловажна, так как на данный момент осталось мало видов деятельности не связанных с использованием компьютера.

Но, к сожалению, я не смогла полностью изучить данную тему, поскольку по теме «Прикладное программное обеспечение офисного назначения» имеется огромная масса литературы, подробней рассказывающая об этом разделе. Исследуя данную тему, я прочла всего один источник и поэтому я не могу в полной мере раскрыть содержание, обозреваемой мною темы. Но мне эта тема понравилась, и я не буду останавливаться и в дальнейшем постараюсь лучше изучить эту тему.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1 Экономическая информатика.: Финансы и статистика, 2004, 583 с.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Прикладное программное обеспечение специального и общего назначения. Программы, обрабатывающие тексты и основное назначение электронных таблиц, системы управления базами данных и графические изображения. Интегрированные программные средства решения задач.

курсовая работа , добавлен 24.03.2012


Использование различных программ Microsoft Office для создания таблиц. Системы управления базами данных (СУБД) как специальные программные средства, предназначенные для работы с файлами баз данных. Возможности работы с табличными данными в Excel.

контрольная работа , добавлен 20.02.2010


Информационные банки данных, документов и знаний. Фактографические информационные системы управления базами данных. Прикладные программы и языковые средства, предназначенных для создания, ведения и использования баз данных. Механизмы обработки данных.

презентация , добавлен 14.10.2013


Краткая история организации ТОО "Актобе Саулет". Программные средства: операционная система, инструментальная среда разработки, прикладные программы. Работа с жесткими дисками, флэш-дисками, СD-дисками (разделение, форматирование) и модернизация ПК.

отчет по практике , добавлен 24.07.2012


Программы офисного назначения. История возникновения и назначения электронных таблиц. Связные листы и построение диаграмм. Редакторы текстов, табличные процессоры, программы подготовки презентаций. Программы распознавания символов и программы-переводчики.

контрольная работа , добавлен 08.01.2011


Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: цели и задачи обработки информации, аппаратные средства её реализации. Функции управления ЭВМ, их программные составляющие (память, интерфейс, средства обработки). Многопроцессорные вычислительные системы.

курсовая работа , добавлен 17.12.2009


Производственная деятельность предприятия. Архитектура ИС, программные средства, методы обработки и хранения информации, организация БД. Средства безопасности информации. Обновление установленного ПО, настройка антивируса. Установка Microsoft Office.

отчет по практике , добавлен 26.12.2013


Понятие и назначение, принципы построения и внутренняя структура системы управления базами данных, их функциональные особенности и возможности, критерии оценки эффективности. Языковые и программные средства. Использование SQL, типы и модели данных.

презентация , добавлен 18.03.2015


Компьютерные программы, предназначенные для хранения и обработки данных. Способы работы с таблицами в Microsoft Word. Система управления базами данных Microsoft Access. Способность электронных таблиц быстро и точно производить автоматические вычисления.

контрольная работа , добавлен 22.11.2009


Области применения мультимедиа. Основные носители и категории мультимедиа-продуктов. Звуковые карты, CD-ROM, видеокарты. Программные средства мультимедиа. Порядок разработки, функционирования и применения средств обработки информации разных типов.